O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.
Tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:
DOCUMENTOS ou ARQUIVOS PRAZO MÍNIMO DE GUARDA
Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe - 06 anos
DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) - 05 anos
Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP - 06 anos
DIRF - 05 anos
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) - 20 anos
Extratos Bancários - 06 anos
Folha de Pagamento - 35 anos
Folha de Ponto - 05 anos
Formulário CAGED - 10 anos
GFIP (FGTS - RE / GR) 35 anos
GPS - 05 anos
GR Contribuição Sindical / Assistencial - 05 anos
Holerites / Recibos de Pagamentos - 05 anos
Laudo PPRA - 20 anos
Livro de Inspeção do Trabalho - Permanente
Livro Diário - 06 anos
Livro Razão - 06 anos
Livros de Entradas e Saídas - 05 anos após o último lançamento
Livro Registro de Inventário - 06 anos após o último lançamento
Livros: Apuração do ISS e ICMS - 05 anos após o último lançamento
Livros de Atas de Assembléia - Permanente
Notas Fiscais e Cupons Fiscais - 05 anos
Orçamentos / Contratos de Obras - Até o final da garantia
Processos Trabalhistas - Permanente
Prontuários de Funcionários - Permanente
RAIS - Indeterminado
Recibo de Vale Refeição - 06 anos
Recibo de Vale Transporte - 06 anos
Fonte:Equipe Portal Tributário
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